Los Sistemas de Información Geográfica son una tecnología que permite gestionar y analizar cualquier información que tenga un componente espacial o temporal (una dirección,  una fecha...).

Sirven para desempeñar tareas de gestión y análisis que de otra manera resultarían muy laboriosas, o incluso imposibles de hacer con otro sistema. Gracias a este potencial los GIS se están aplicando en cada vez más ámbitos (Véase aplicaciones).

Su resultado son los productos informativos, que aportan una base objetiva para la gestión y la toma de decisiones estratégicas. Sin integración en una organizacion aporta beneficios añadidos como una mayor integración organizativa, reducción de costes o mejoras en la gestión (véase beneficios).

Diremos que un sistema de datos es un GIS si puede desarrollar las siguientes tareas:

• Entrada, edición y administración de datos.
• Almacenamiento y recuperación de datos.
• Realización de consultas basadas en los atributos de una entidad, su localización (consulta espacial) o la combinación de ambos.
• Generación de nuevas bases de datos basadas en dichas consultas.
• Producción de reportes tabulares, gráficos,  y archivos digitales de salida.
• Conversiones con el fin de poder lograr un mapa "común".
• Sinplificación de los datos y/o su entorno para poder entender y predecir su funcionamiento y relaciones entre los distintos componentes (modelaje).

La integración de los GIS en las organizaciones ha supuesto una auténtica revolución con respecto a la forma de conocer y trabajar la información.

Sea una empresa con miles de clientes, sea un centro de investigación de la naturaleza, o una institución pública dedicada a la atención social, todas ellas disponen de grandes volúmenes de información, y además precisan conocer aspectos de la sociedad, el entorno, los competidores... que requieren a su vez  ser capaz de gestionar otra mucha información. Los GIS permiten por una parte integrar toda esa información y por otra gestionarla de tal manera que se obtengan los resultados precisos.

Es decir, puede servir para que una empresa tenga un conocimiento exhaustivo de sus clientes y le permita descubrir nuevos nichos donde su producto pueda tener éxito. Pero también puede servir para que una institución sepa en cada momento qué punto de luz o qué punto del sistema de saneamiento ha de ser renovado según las incidencias (Véase aplicaciones).

Según las necesidades de cada usuario, el GIS, diseñado a medida de dichas necesidades le servirá aquella información que precise, tablas actualizadas de clientes, rutas óptimas de distribución, ordenes de trabajo electrónicas...

Su caracter principal reside en su capacidad para almacenar, tratar y explotar grandes volúmenes de información de tal manera que su resultado sirva como elemento cualificado en las tareas críticas de una organización, tanto en la toma de decisiones como en la gestión.

Localización: Qué hay en...?

• Ejemplo: ¿Quién es el propietario de la parcela x?

Condición: ¿Donde sucede tal cosa...?

• Ejemplo: ¿Donde se encuentran las fuentes de recursos más cercanas?

Tendencias: ¿Que ha cambiado?

• Ejemplo: ¿Cómo ha evolucionado nuestro mercado potencial en los últimos años?

Patrones: ¿Qué patron espacial existe en...?

• Ejemplo: ¿Donde y a qué hora se producen los atascos de tráfico?

Modelos: ¿Que ocurriría si...?

• Ejemplo: ¿Cual sería el impacto ecológico de la implantación de un parque eólico en este lugar?

Rutas: ¿Cual es el camino óptimo?

• Ejemplo: Calcular el camino óptimo (corto, rápido, barato...) entre vario puntos.

Un GIS a nivel corporativo ha de cumplir con varios objetivos:

• Optimizar la gestión de la información corporativa (interna), aportando productos informativos.
• Crear valor añadido.
• Desarrollar ejercicios complejos con sencillez.
• Disponer la información corporativa actualizada.
• Ofrecer herramientas de explotación de dicha informanción al staff autorizado.
• Evitar la externalización de información crítica.
• Evitar gastos/esfuerzos por actualización o explotación de la información corporativa.

El resultado fundamental  del GIS viene en forma de lo que se llaman "productos informativos". Es decir, un grupo de datos trasnformados en información útil para la organización o algún departamento de esta. Si algo nos ayuda a hacer mejor nuestro trabajo, más rápido y de manera más eficiente, entonces es un producto informativo,. Un GIS demuestra su valor si logra simplificar los flujos de trabajo existentes y crear productos informativos.

El producto informativo actualizado puede presentarse en forma de mapas, listas y  tablas, esquemas y modelos, visualizaciones tridimensionales, todo ello actualizado en tiempo real con los últimos datos incorporados. Esta información se puede servir impresa o en pantallas, como resultado de consultas interactivas.

Los GIS son herramientas de servicio. Es decir ponen a disposición del usuario la posibilidad de trabajar sobre los datos disponibles mediante herramientas de geoprocesamiento. Por tanto, los GIS disponen de un alto nivel de interactividad y sus resultados (Véase resultados) pueden ser múltiples, según las necesidades y las capacidades de que se dote.

Los mapas son uno de los resultados de un GIS, sin embargo, equiparar los resultados de un GIS a la producción de mapas es una simplificación equivocada.

Veamos:

• Un GIS almacena archivos espaciales en forma numérica, dichas características se guardan por separado, es dinámico y las capas de datos pueden ser modificadas y revisadas en cualquier momento. Y por tanto, hablamos de una herramienta interactiva.
• Un mapa es una representación análoga, los atributos suelen ser desplegados y almacenados simultáneamente, es estático y dificil de actualizar. Es decir, se trata de una representación fija, sobre la cual no podemos actuar.

Reducción de costes  

Debido a la habilidad del GIS para realizar consultas geográficas y en bases de datos, puede ayudar a reducir el tiempo de respuesta ante los requerimientos de los clientes, encontrar ubicaciones adecuadas para el desarrollo de una actividad en función de la oferta y la demanda, localizar problemas de suministro, etc. una vez que el sistema está implementado y bien estructurado, debido a su carácter de integración y relacional. Las inversiones son rentabilizadas a corto-medio plazo. 

Mejorar la integración organizacional 

El primer beneficio de la implantación de un GIS corporativo suele ser que la información de esa organización sea conocida dentro de ella misma, que se comparta entre usuarios, evitando duplicidades y apareciendo sinergias entre distintas unidades. Al disminuir la redundancia se aumenta la productividad y se mejora la eficiencia general de la organización.Creando una base de datos compartida un departamento puede beneficiarse de la información de otro. A medida que la comunicación entre el personal y los departamentos aumenta se mejora la eficiencia dentro de la organización, aumentando la productividad, disminuyendo la redundancia. 

La mejora en la toma de decisiones

Un GIS está capacitado para responder a la pregunta de ¿que pasaría si…? Porque es una herramienta de soporte para la planificación y para dibujar posibles escenarios futuros. Mejor información lleva a mejores decisiones.

No es un sistema automático de toma de decisiones, pero es una herramienta para la consulta, la gestión y el análisis que sirven de soporte objetivo para esta toma de decisiones.